Problema
Las facturas de proveedor no llegan por un único canal ni con un formato uniforme. Algunas aparecen como PDF adjunto en Gmail; otras requieren entrar en el portal del proveedor. El nombre del archivo puede ser útil, genérico o directamente engañoso. Después hay que comprobar la fecha real, evitar duplicados, renombrar, archivar y, cuando corresponde, registrar la compra en contabilidad.
El cuello de botella no era “leer un PDF”. Era mantener un circuito completo y trazable sin convertir cada cierre trimestral en una búsqueda manual por correos, portales y carpetas.
Proceso afectado
Recepción y archivo de facturas de proveedor, preparación del cierre trimestral y alta de compras en FacturaScripts. El proceso conecta correo, documentos PDF, Google Drive, reglas operativas, revisión fiscal y el sistema de facturación.
Riesgos del flujo manual
- Archivar por la fecha del correo en vez de por la fecha real de la factura.
- Guardar dos veces la misma factura porque llegó en mensajes distintos.
- Confundir una factura con un recibo, justificante de pago o documento de pedido.
- Perder trazabilidad entre el registro contable y su PDF original.
- Registrar automáticamente documentos que requieren criterio fiscal o revisión humana.
Solución aplicada
1. Descubrimiento desde Gmail y portales
El flujo busca candidatos por remitente, asunto y adjuntos, y agrupa los resultados por proveedor. Cuando el documento solo está disponible en un portal, la automatización llega hasta donde permiten la sesión y los controles de acceso. CAPTCHA y 2FA se mantienen como puntos de intervención humana, no como obstáculos que haya que esquivar.
2. Lectura y clasificación del documento
El PDF se inspecciona para identificar tipo de documento, proveedor, número de factura y fecha. Para la clasificación documental, la fecha del documento prevalece sobre la fecha del email o el periodo de servicio. El periodo de registro contable o deducción fiscal se determina por separado y queda sujeto a revisión contable según la recepción, la contabilización y las demás circunstancias aplicables. Si falta información o el documento es ambiguo, queda en revisión.
3. Archivo normalizado en Google Drive
Las facturas válidas se guardan en el archivo documental por año y trimestre de la fecha del documento, con una nomenclatura estable: YYYYMMDD_PROVEEDOR_identificador.pdf. Esto permite ordenar, buscar y revisar el archivo sin depender del nombre original que decidió cada proveedor; no fija por sí solo el periodo contable o fiscal.
4. Detección de duplicados
No basta con comparar nombres de archivo. El control usa señales como proveedor, fecha, importe e identificador de factura. Si existe una coincidencia clara, no se vuelve a cargar; si la coincidencia es parcial, el documento se aparta para revisión.
5. Registro controlado en FacturaScripts
Solo pasan al alta automática las facturas de compra de Aimtech que cumplen las reglas operativas predefinidas: proveedor español, NIF válido, IVA español y metadatos de alta confianza. Estas reglas no sustituyen el criterio fiscal. Antes de escribir se ejecuta una simulación y se comprueba si ya existe. El PDF queda enlazado al registro, la factura se deja en estado Recibida y no pagada, porque la conciliación del pago se realiza después.
6. Revisión humana donde aporta valor
La automatización no decide a ciegas sobre fiscalidad, documentos dudosos, facturas extranjeras, inversión del sujeto pasivo o discrepancias de importes. En esos casos prepara la evidencia y solicita revisión. El objetivo es eliminar trabajo mecánico sin borrar el criterio administrativo.
Herramientas utilizadas
- Gmail y Google Drive mediante APIs autorizadas.
- Lectura y extracción de texto de PDFs.
- Reglas de clasificación, nomenclatura y deduplicación.
- FacturaScripts mediante API y un script de registro repetible.
- Hermes/Hércules como capa de orquestación y revisión asistida.
Resultados verificados
El resultado respaldado son 23 nuevas facturas de alta confianza archivadas en Drive durante el cierre del 2T de 2026, entre la primera pasada y una revisión posterior de documentos recibidos con retraso. El flujo también detectó facturas ya archivadas, copias repetidas y documentos que no debían tratarse como facturas de proveedor.
Cómo se definió la alta confianza
El recuento incluye documentos únicos archivados en Drive cuyo tipo, proveedor, número, fecha e importes se extrajeron sin ambigüedad, superaron las comprobaciones operativas y no activaron señales de duplicado o excepción. Excluye duplicados, justificantes, documentos ambiguos y casos enviados a revisión. No equivale a 23 altas automáticas en FacturaScripts.
El registro en FacturaScripts también es una etapa real del circuito para las facturas elegibles: se ejecuta tras la simulación, la comprobación de duplicados y las reglas operativas predefinidas. No publicamos un recuento de esas altas; la cifra de 23 se refiere exclusivamente a documentos archivados en Drive.
El resultado no se presenta como un porcentaje de ahorro inventado. Lo que sí está verificado es un archivo consistente, documentos clasificados por la fecha del documento, controles de duplicados y un proceso trazable desde Drive hasta el registro controlado en FacturaScripts para las facturas elegibles.
Aprendizajes
- La fecha del documento guía el archivo, no decide por sí sola el periodo contable o fiscal. El trimestre documental y el periodo de registro o deducción se revisan por separado.
- El nombre del fichero no identifica siempre la factura. La deduplicación necesita claves de negocio.
- Factura y recibo no son sinónimos. Automatizar sin clasificar ensucia el archivo y la contabilidad.
- Registrar y conciliar son procesos distintos. El alta puede automatizarse y el pago mantenerse bajo control posterior.
- La intervención humana forma parte del diseño. 2FA, CAPTCHA y excepciones fiscales deben tener un punto de escalado claro.
Siguiente paso recomendado
Para otra empresa no copiaríamos este circuito sin más. Empezaríamos con un diagnóstico breve: de dónde llegan los documentos, qué campos importan, qué reglas fiscales existen, dónde deben archivarse, qué sistema recibe los datos y qué excepciones necesitan revisión. Después se automatiza primero el proveedor o tipo documental más repetitivo y medible.
Consulta cómo plantea Aimtech la automatización de facturas y PDFs con IA o cuéntanos cómo funciona hoy tu proceso.
Documentado por Mike Pérez, Ingeniero de Soluciones de IA, a partir del flujo operativo interno de Aimtech.