Problema
Les factures de proveïdor no arriben per un únic canal ni amb un format uniforme. Algunes apareixen com a PDF adjunt a Gmail; d'altres requereixen entrar al portal del proveïdor. El nom de l'arxiu pot ser útil, genèric o directament enganyós. Després cal comprovar la data real, evitar duplicats, reanomenar, arxivar i, quan correspon, registrar la compra a comptabilitat.
El coll d'ampolla no era «llegir un PDF». Era mantenir un circuit complet i traçable sense convertir cada tancament trimestral en una cerca manual per correus, portals i carpetes.
Procés afectat
Recepció i arxiu de factures de proveïdor, preparació del tancament trimestral i alta de compres a FacturaScripts. El procés connecta correu, documents PDF, Google Drive, regles operatives, revisió fiscal i el sistema de facturació.
Riscos del flux manual
- Arxivar per la data del correu en lloc de la data real de la factura.
- Desar dues vegades la mateixa factura perquè va arribar en missatges diferents.
- Confondre una factura amb un rebut, justificant de pagament o document de comanda.
- Perdre traçabilitat entre el registre comptable i el seu PDF original.
- Registrar automàticament documents que requereixen criteri fiscal o revisió humana.
Solució aplicada
1. Descobriment des de Gmail i portals
El flux cerca candidats per remitent, assumpte i adjunts, i agrupa els resultats per proveïdor. Quan el document només és disponible en un portal, l'automatització arriba fins on permeten la sessió i els controls d'accés. CAPTCHA i 2FA es mantenen com a punts d'intervenció humana, no com a obstacles que calgui esquivar.
2. Lectura i classificació del document
El PDF s'inspecciona per identificar el tipus de document, el proveïdor, el número de factura i la data. Per a la classificació documental, la data del document preval sobre la data del correu o el període de servei. El període de registre comptable o deducció fiscal es determina per separat i queda subjecte a revisió comptable segons la recepció, la comptabilització i les altres circumstàncies aplicables. Si falta informació o el document és ambigu, queda en revisió.
3. Arxiu normalitzat a Google Drive
Les factures vàlides es desen a l'arxiu documental per any i trimestre de la data del document, amb una nomenclatura estable: AAAAMMDD_PROVEIDOR_identificador.pdf. Això permet ordenar, cercar i revisar l'arxiu sense dependre del nom original que va decidir cada proveïdor; no fixa per si sol el període comptable o fiscal.
4. Detecció de duplicats
No n'hi ha prou amb comparar noms d'arxiu. El control utilitza senyals com proveïdor, data, import i identificador de factura. Si hi ha una coincidència clara, no es torna a carregar; si la coincidència és parcial, el document s'aparta per revisar-lo.
5. Registre controlat a FacturaScripts
Només passen a l'alta automàtica les factures de compra d'Aimtech que compleixen les regles operatives predefinides: proveïdor espanyol, NIF vàlid, IVA espanyol i metadades d'alta confiança. Aquestes regles no substitueixen el criteri fiscal. Abans d'escriure s'executa una simulació i es comprova si ja existeix. El PDF queda enllaçat al registre, la factura es deixa en estat Rebuda i no pagada, perquè la conciliació del pagament es fa després.
6. Revisió humana on aporta valor
L'automatització no decideix a cegues sobre fiscalitat, documents dubtosos, factures estrangeres, inversió del subjecte passiu o discrepàncies d'imports. En aquests casos prepara l'evidència i demana revisió. L'objectiu és eliminar feina mecànica sense eliminar el criteri administratiu.
Eines utilitzades
- Gmail i Google Drive mitjançant APIs autoritzades.
- Lectura i extracció de text de PDFs.
- Regles de classificació, nomenclatura i deduplicació.
- FacturaScripts mitjançant API i un script de registre repetible.
- Hermes/Hèrcules com a capa d'orquestració i revisió assistida.
Resultats verificats
El resultat acreditat són 23 factures noves d'alta confiança arxivades a Drive durant el tancament del 2T de 2026, entre la primera passada i una revisió posterior de documents rebuts amb retard. El flux també va detectar factures ja arxivades, còpies repetides i documents que no s'havien de tractar com a factures de proveïdor.
Com es va definir l'alta confiança
El recompte inclou documents únics arxivats a Drive el tipus, el proveïdor, el número, la data i els imports dels quals es van extreure sense ambigüitat, van superar les comprovacions operatives i no van activar senyals de duplicat o excepció. Exclou duplicats, justificants, documents ambigus i casos enviats a revisió. No equival a 23 altes automàtiques a FacturaScripts.
El registre a FacturaScripts també és una etapa real del circuit per a les factures elegibles: s'executa després de la simulació, la comprovació de duplicats i les regles operatives predefinides. No publiquem un recompte d'aquestes altes; la xifra de 23 es refereix exclusivament a documents arxivats a Drive.
El resultat no es presenta com un percentatge d'estalvi inventat. El que sí que està verificat és un arxiu consistent, documents classificats per la data del document, controls de duplicats i un procés traçable des de Drive fins al registre controlat a FacturaScripts per a les factures elegibles.
Aprenentatges
- La data del document guia l'arxiu, però no decideix per si sola el període comptable o fiscal. El trimestre documental i el període de registre o deducció es revisen per separat.
- El nom del fitxer no identifica sempre la factura. La deduplicació necessita claus de negoci.
- Factura i rebut no són sinònims. Automatitzar sense classificar embruta l'arxiu i la comptabilitat.
- Registrar i conciliar són processos diferents. L'alta es pot automatitzar i el pagament mantenir-se sota control posterior.
- La intervenció humana forma part del disseny. 2FA, CAPTCHA i excepcions fiscals han de tenir un punt de derivació clar.
Següent pas recomanat
Per a una altra empresa no copiaríem aquest circuit sense més. Començaríem amb un diagnòstic breu: d'on arriben els documents, quins camps importen, quines regles fiscals existeixen, on s'han d'arxivar, quin sistema rep les dades i quines excepcions necessiten revisió. Després s'automatitza primer el proveïdor o tipus documental més repetitiu i mesurable.
Consulta com planteja Aimtech l'automatització de factures i PDFs amb IA o explica'ns com funciona avui el teu procés.
Documentat per Mike Pérez, enginyer de solucions d'IA, a partir del flux operatiu intern d'Aimtech.