Cada factura, albarà o formulari que arriba en PDF acaba amb algú teclejant els mateixos camps a l'ERP. Un sistema amb IA llegeix el document, extreu les dades —número, data, base, total, proveïdor, NIF—, les valida segons les teves regles i dona d'alta els casos d'alta confiança. Les excepcions queden pendents de revisió humana.
Copiar un número de factura a l'ERP no requereix criteri: només consumeix temps i pot provocar errors de transcripció. És el primer candidat a automatitzar. El recorregut complet, del document al sistema:
Factura, albarà, formulari o tiquet, tant si arriba per correu com per carpeta o escaneig. Admet múltiples formats de proveïdor, amb validació prèvia, sense dependre d'una única plantilla fixa.
Número, data, base, IVA, total, proveïdor, NIF, línies de detall. Treu el que necessitis de cada tipus de document, no només quatre caselles fixes.
Comprova que el total quadra, que el proveïdor existeix, que el NIF té forma vàlida. Si alguna cosa no encaixa, ho marca en comptes de donar-ho d'alta a cegues.
Dona d'alta les dades al teu ERP, la teva comptabilitat o el teu full de càlcul. El document queda arxivat i enllaçat al seu registre. Sense copiar i enganxar.
Automatitzar l'entrada de dades només compensa si et pots fiar del resultat. Per això els documents que compleixen les regles es donen d'alta i els casos dubtosos s'aturen perquè una persona els revisi. És el mateix principi de les tres preguntes abans d'implantar IA agèntica.
Si un camp no quadra, falta o el document és rar, no es dona d'alta: queda en una cua de revisió amb el problema assenyalat. Millor parar que embrutar el sistema.
Comprova que bases, impostos, retencions i total quadren segons les regles aplicables; també contrasta els imports amb la comanda i detecta possibles duplicats.
Cada registre enllaça amb el document d'origen i indica quines dades se n'han extret. Si cal comprovar alguna cosa, el PDF original és a un clic: traçabilitat del document al registre.
Aimtech utilitza aquest enfocament en la seva pròpia administració: detecta factures de proveïdor al correu i als portals, llegeix la data i l'identificador reals, evita duplicats i aplica una nomenclatura estable. Només els documents que compleixen les regles operatives predefinides per a l'alta automàtica poden passar a FacturaScripts, sempre amb les excepcions subjectes a revisió; el recompte de 23 no equival a 23 altes en aquest sistema. Llegir el cas real complet.
Carpetes per any i trimestre, noms normalitzats i el PDF original conservat. Sense exposar proveïdors, imports ni dades confidencials.
Duplicats dubtosos, 2FA, CAPTCHA i casuístiques fiscals no es forcen: es preparen per revisar-les i la conciliació del pagament es manté separada.
El pressupost es calcula segons l'abast després d'un diagnòstic curt: tipus de document, volum i integració amb el teu ERP o comptabilitat. Projectes des de 2.500€; l'abast defineix el pressupost final. Forma part de l'automatització de processos amb IA; si el teu cas se centra sobretot en el correu d'entrada, mira l'automatització de correus amb IA.
Connectem la font de documents, definim els camps i les validacions, i integrem amb el teu sistema. Comencem pel tipus de document que més volum té.
Associacions, fundacions, col·legis professionals o cooperatives. Factures de proveïdors i justificants, extrets i registrats sense carregar de feina la persona responsable d'administració.
Contractació conforme al procediment aplicable segons la LCSP, la quantia, l'objecte i l'òrgan de contractació. Extracció i registre de documentació amb validació, traçabilitat a l'original i control humà.
Explica'm quins documents rebeu i on acaben avui aquestes dades. La resposta habitual arriba en un dia laborable amb una proposta de diagnòstic acotat. Sense compromís d'implantació. Si després del diagnòstic no hi ha cas, ho diem.
Demanar diagnòstic