Power BI vs Excel: quan fer el salt (amb exemples reals)

“Em canvio a Power BI o em quedo a Excel?” és una pregunta mal plantejada. No és una guerra i no cal triar bàndol: la majoria d’equips que fan servir bé Power BI continuen fent servir Excel cada dia. La pregunta útil és una altra: en quin moment Excel deixa de ser l’eina adequada per a segons quina feina? Responem-la amb casos concrets, no amb eslògans.

No és Power BI contra Excel

El primer que convé desactivar és el marc de “l’un mata l’altre”. Excel i Power BI comparteixen fins i tot motor: Power Query, l’eina que neteja i transforma dades, viu als dos. Qui aprèn Power Query a Excel ja té mig camí fet a Power BI.

Són eines per a fases diferents de la mateixa feina. Excel és imbatible per al càlcul ad-hoc, l’entrada manual de dades i el “deixa’m mirar això ràpid”. Power BI entra quan aquest “això ràpid” es converteix en “això cada mes, per a deu persones, creuant tres fonts”.

La diferència de fons: full de càlcul vs model de dades

Aquí hi ha el veritable salt conceptual. Excel pensa en cel·les i fulls: una dada viu en una posició (B12), i les fórmules apunten a posicions. Funciona de meravella fins que les dades creixen i comences a encadenar BUSCARV entre pestanyes.

Power BI pensa en taules relacionades: tens una taula de vendes, una de clients, una de productes i una de dates, connectades entre si. No referencies cel·les: defineixes relacions un cop, i a partir d’aquí tot es filtra sol. Quan filtres per un client, es filtren alhora les seves vendes, els seus productes i el seu període. Això —el model de dades— és el que Excel no té i el que canvia les regles del joc.

Excel referencia cel·les i acaba en un embolic de BUSCARV. Power BI defineix relacions un cop al voltant d'una taula de fets, i tot es filtra sol.

Les 5 senyals que el teu equip ja va tocar sostre amb Excel

Si en reconeixes tres o més, no és que estiguis fent servir malament Excel: és que el problema ja va superar l’eina.

Muntes el mateix informe a mà cada mes. Extreure, creuar, formatar, enganxar a PowerPoint. Si el ritual es repeteix idèntic, és candidat a automatitzar-se un cop i refrescar-se sol.
Tens BUSCARV imbricats i l’arxiu triga a obrir-se. Quan el full pesa, es bloqueja o ningú gosa tocar les fórmules per por de trencar-les, has arribat al límit estructural.
La pregunta recurrent és “quina és la versió bona?”. Si l’informe viatja per email en cinc versions i ningú sap quina mana, necessites una única font publicada i sempre actualitzada.
Creues dades de diverses fonts. Vendes d’un lloc, comptabilitat d’un altre, un CRM pel seu compte. Consolidar això a mà cada vegada és exactament el que un model de dades fa sol.
Diverses persones necessiten la mateixa informació, sempre al dia. Quan el reporting deixa de ser cosa d’una persona i passa a ser un actiu d’equip, Excel es queda curt en distribució i control.

Què fa Power BI que Excel no

S’actualitza sol: programes el refresc i l’informe es reconstrueix amb les dades noves sense que ningú copiï i enganxi.
Relaciona taules de debò: el model dimensional evita els BUSCARV i manté la coherència.
Es publica i es comparteix amb control: una sola versió al núvol, amb permisos sobre qui veu què.
Escala amb el volum: maneja milions de files que farien inviable un full.

Què fa Excel que Power BI no (i per què no el jubilaràs)

Siguem honestos per no vendre fum: Excel continua guanyant en el seu terreny.

Entrada i edició manual de dades cel·la a cel·la.
Càlculs puntuals i simulacions ràpides sense muntar un model.
Flexibilitat immediata per explorar una idea en dos minuts.

Per això conviuen: molts fluxos reals fan servir Excel com a entrada o com a destí d’exportació, i Power BI com a capa d’explotació i publicació.

No és l'un contra l'altre: Excel aporta dades i càlcul ràpid, Power BI les modela i publica, i l'equip decideix amb un informe sempre al dia.

Com fer el salt sense pegar-te la patacada

L’error típic és intentar replicar a Power BI, cel·la a cel·la, el full monstruós que ja tens. No funciona: cal repensar les dades com a model, no com a full. Per això el salt s’aprèn millor construint un cas real de principi a fi —importar dades brutes, netejar-les, modelar-les i publicar-les— que veient teoria.

Si el teu equip està en aquest punt, a Aimtech fem formació en Power BI a mida per a empreses, entitats i AAPP que parteix just d’on et vas quedar amb Excel: presencial a Barcelona, en remot en directe o in-company. I si el que necessites és algú que munti el quadre de comandament per tu, també.